Werken aan de volgende generatie ZGW-standaarden

Daarom gebeurt er nu tweeledig ontwikkeling:

1. de 1.x-lijn wordt doorontwikkeld richting versie 1.6, gericht op stabiliteit en praktische verbeteringen,

2. parallel start de nieuwe lijn, die het fundament opnieuw vormgeeft, consistenter maakt, aansluit op moderne keten- en Common Ground-principes en de behoefte van de afnemers.

VNG Realisatie heeft aangekondigd dat deze ontwikkelingen in 2026 wordt geïntroduceerd. Gemeenten hoeven niet direct te migreren, maar het is belangrijk om nu al betrokken te zijn bij de ontwerpkeuzes die in deze fase worden gemaakt.

Waarom de evolutie van "Werken met zaken"?

De ZGW-standaard wordt al jarenlang breed gebruikt door gemeenten en vormt een solide basis voor zaakgericht werken, documentbeheer en ketenkoppelingen. De huidige 1.x-lijn blijft gewoon beschikbaar en wordt actief ondersteund. Veel gemeenten draaien hier probleemloos op in productie, en dat blijft de komende jaren zo.

Tegelijkertijd worden de wensen en processen in gemeenten steeds complexer. Denk aan betere ketenondersteuning, modernere informatiemodellen, meer uniformiteit tussen systemen en een sterkere aansluiting op Common Ground. De 1.x-lijn kan veel daarvan aan, maar we merken dat sommige onderdelen lastig zijn om toekomstvast door te ontwikkelen binnen dezelfde architectuur.

Naarmate we langer met de Common Ground-principes werken, leren we ook steeds beter wat in de praktijk wel en niet handig is. Gemeenten pakken inmiddels complexere processen op dan een aantal jaren geleden, waardoor nieuwe vraagstukken zichtbaar worden die in de huidige standaard lastiger zijn in te passen. Deze inzichten laten zien dat een volgende stap nodig is om de standaard duurzaam te kunnen blijven ontwikkelen.

Daarom wordt naast het doorontwikkelen van de 1.x-lijn (waarbij versie 1.6 gericht is op stabiliteit en praktische verbeteringen) nu ook door de VNG een nieuwe lijn opgezet. Deze nieuwe generatie biedt meer ruimte voor samenhang, eenvoud en toekomstbestendige keuzes, zodat de standaard goed blijft aansluiten op de manier waarop gemeenten hun digitale dienstverlening willen inrichten.

Belangrijk hierbij is dat er geen sprake is van een harde overstap. De huidige 1.x-lijn blijft stabiel en bruikbaar, terwijl de nieuwe generatie stap voor stap wordt ontwikkeld met betrokkenheid van gemeenten en leveranciers. Op deze manier bouwen we gecontroleerd en gezamenlijk aan een volgende generatie ZGW-standaarden die klaar is voor de toekomst.

Hoe ziet de ontwikkeling er nu uit?

De ontwikkeling richting de nieuwe ZGW generatie is inmiddels gestart. Binnen VNG Realisatie werkt een actieve werkgroep aan de eerste contouren van het nieuwe fundament. In deze werkgroep zitten experts van verschillende gemeenten en leveranciers, die ieder vanuit hun eigen praktijkervaring bijdragen. Op dit moment ligt de focus vooral op het maken van een nieuwe visie, verkennen, ontwerpen en toetsen van de basisprincipes, zoals een vernieuwd gegevensmodel en een betere samenhang tussen zaken, documenten en besluiten.

Deze fase is vooral gericht op ontwerp en afstemming. Er worden eerste schetsen gemaakt van hoe de nieuwe lijn eruit moet komen te zien, en proof-of-concepts helpen om ideeën vroegtijdig te toetsen in de praktijk. Het proces verloopt stap voor stap, zorgvuldig en met veel aandacht voor uitvoerbaarheid in de dagelijkse gemeentelijke praktijk.

Tot nu toe zijn vooral de grotere gemeenten actief betrokken, omdat daar vaak meer technische expertise beschikbaar is om mensen structureel vrij te maken voor dit soort trajecten. Voor kleinere gemeenten ligt dat anders: niet omdat de kennis ontbreekt, maar omdat één expert daar vaak meerdere rollen vervult en direct gemist wordt in de operatie. Dit betekent dat juist die gemeenten – die vaak heel pragmatisch werken en scherp zicht hebben op uitvoerbaarheid – minder makkelijk aan tafel kunnen schuiven, terwijl hun inzichten hard nodig zijn om te voorkomen dat de standaard te theoretisch wordt of vooral aansluit bij organisaties met veel capaciteit of externe ondersteuning.

Daarom is het belangrijk dat VNG en het Common Ground-programma serieus kijken naar manieren om de inzet van gemeentelijke experts beter te ondersteunen en waarderen. Veel gemeenten leveren hun beste mensen aan dit soort trajecten, maar krijgen daar in de praktijk weinig compensatie voor terug, terwijl de verwachtingen en vragen aan deze experts juist toenemen. Door dit beter te organiseren, wordt het voor álle gemeenten – groot én klein – haalbaar om actief bij te dragen aan deze ontwikkeling.

Wij zien deze ontwikkeling als een positieve stap, juist omdat de standaard hiermee op een gecontroleerde manier wordt vernieuwd. Het is goed dat er nu ruimte is om fundamentele keuzes te heroverwegen en om te bouwen aan een stevig fundament voor de komende jaren. Tegelijkertijd vinden we het belangrijk dat deze ontwikkeling breed wordt gedragen, zodat de standaard straks herkenbaar en uitvoerbaar is voor alle gemeenten.

Belang voor de rest van de gemeentelijke praktijk

De toekomstige ZGW-standaard geldt straks voor alle gemeenten in Nederland, ongeacht omvang, organisatie-inrichting of ICT-volwassenheid. Juist daarom is het belangrijk dat de keuzes die nu worden gemaakt breed gedragen zijn en passen bij de dagelijkse praktijk van grote, middelgrote én kleinere gemeenten.

Gemeenten werken in heel verschillende contexten: sommige met uitgebreide ontwikkelstraten en gespecialiseerde teams, andere met compacte teams waar één expert meerdere rollen vervult en dicht op de operatie werkt. Die verschillen zijn waardevol, omdat ze laten zien hoe divers de gemeentelijke praktijk is. Het is belangrijk dat deze variatie terugkomt in de nieuwe standaard, zodat de nieuwe standaard straks niet alleen technisch modern is, maar ook praktisch toepasbaar voor iedereen.

Daarnaast hebben gemeenten te maken met uiteenlopende applicatielandschappen, leveranciersrelaties en ketenprocessen. De keuzes  hebben effect op zaken als integraties, contractafspraken, aanbestedingen en de manier waarop processen worden ondersteund. Door nu breed mee te denken, kunnen gemeenten voorkomen dat zij later voor onverwachte aanpassingen of kosten komen te staan.

Met een goed gebalanceerde bijdrage ontstaat een standaard die:

• herkenbaar is voor de dagelijkse gemeentelijke werkelijkheid,
• uitvoerbaar is voor organisaties met verschillende schaalgroottes,
• aansluit op Common Ground-principes,
• en zorgt voor duurzame en beheersbare digitale dienstverlening voor alle gemeenten.

Hiermee bieden we een kans om als sector gezamenlijk te werken aan een moderne, toekomstbestendige standaard die voor iedereen werkt — van de grootste stad tot de kleinste plattelandsgemeente

Rol van Open Webconcept

Open Webconcept ziet het als gezamenlijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de ontwikkeling van de nieuwe generatie van ZGW goed aansluit bij de praktijk van alle aangesloten gemeenten. Omdat veel processen, websites en koppelingen binnen OWC direct afhankelijk zijn van de ZGW-standaarden, is het belangrijk dat we tijdig inzicht hebben in de keuzes die worden gemaakt en kunnen meedenken over de praktische gevolgen.

Onze rol is nadrukkelijk aanvullend en ondersteunend. We willen geen extra bestuurlijke laag vormen, maar vooral bijdragen met kennis, ervaring en praktijkvoorbeelden uit de diverse gemeenten die binnen OWC samenwerken. Dit kan helpen om knelpunten vroeg te signaleren, om de uitvoerbaarheid te toetsen en om te zorgen dat de standaard straks goed aansluit bij zowel grote als kleinere gemeenten.

Om deze rol goed te kunnen vervullen is het wel belangrijk dat er ruimte is om experts structureel in te zetten. Gemeenten leveren hierbij hun eigen vakmensen, die veel waarde inbrengen maar dit vaak naast hun reguliere werk doen. Het zou helpen als er in het landelijke programma meer aandacht komt voor manieren om deze inzet te ondersteunen en praktisch mogelijk te maken. Dat maakt het voor alle gemeenten haalbaar om blijvend bij te dragen aan de doorontwikkeling van de standaard.

OWC is bereid om samen met gemeenten, VNG Realisatie en leveranciers te werken aan een transparant en toegankelijk proces, waarbij kennis wordt gedeeld en ervaringen worden meegenomen. Op die manier kunnen we als community bijdragen aan een toekomstbestendige ZGW-standaard die breed draagvlak heeft én in de praktijk goed werkt.

Oproep aan gemeenten

We nodigen gemeenten uit die het belangrijk vinden dat de vernieuwde standaard wordt die goed aansluit op de dagelijkse gemeentelijke praktijk. Dat kan door actief mee te denken, ervaringen te delen of mee te kijken in de stappen die de komende tijd worden gezet. Ook gemeenten die niet direct kunnen deelnemen aan werkgroepen, maar wel willen aangeven waar zij in de praktijk tegenaan lopen, zijn van harte welkom om hun inzichten te delen.

Gemeenten die onderdeel zijn van de Open Webconcept-community kunnen via OWC bijdragen aan een gezamenlijke positie en aan het inbrengen van praktijkervaringen richting de landelijke werkgroep. Maar ook gemeenten buiten OWC zijn van harte uitgenodigd om aan te sluiten of mee te denken. Hoe breder het perspectief dat wordt meegenomen, hoe beter de standaard straks aansluit op alle verschillende situaties in het land.

Of je nu veel ervaring hebt met de ZGW-standaard, bezig bent met een ketenproject, of juist vanuit de operatie weet waar knelpunten zitten: elke bijdrage helpt om de standaard sterker en praktischer te maken. Gemeenten die willen meedoen of informatie willen ontvangen kunnen hieronder hun reactie achterlaten.

Samen werken we aan een ZGW-standaard die toegankelijk, uitvoerbaar en toekomstbestendig is voor álle gemeenten.